Managementassistent – Heymanscentrum

Ben jij de managementassistent die wij zoeken?

Wij zoeken een managementassistent ter ondersteuning van onze locatiemanager in het Heymanscentrum te Groningen. Je zult de werkzaamheden doen voor de woonafdelingen van het Heymanscentrum. Het betreft een contract voor 16 tot 20 uur per week, welke flexibel / in overleg in te vullen zijn.
Ben jij die veelzijdige energieke assistent die wij zoeken? Die op meerdere fronten meehelpt en meedenkt? Een ondersteunende managementassistent die zaken en taken actief benadert en daar blij van wordt? Neem jij met jouw proactieve instelling je manager veel werk uit handen?
Wanneer je je daarnaast herkent in onderstaande tekst, dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
Door jouw nieuwsgierigheid ben je inhoudelijk op de hoogte van veel verschillende onderwerpen, weet je welke prioriteiten er moeten worden gesteld, bewaak je de voortgang van de gemaakte afspraken en schroom je niet om punten te benoemen die verbeterd kunnen worden. Je houdt van efficiency, ziet het werk liggen en hebt bovenal het belang van onze bewoners en cliënten voor ogen.

De rollen binnen je functie:

• Ondersteuner op het secretariële, administratieve, organisatorische en beleidsmatige vlak: in deze rol gaat het om het plannen, voorbereiden, notuleren en uitvoeren van vergaderingen zoals MT, SMT, teamoverleg, beleidsdagen, jaargesprekken. Zorgdragen voor follow up van actiepunten. Organiseren en faciliteren van inspectiebezoeken, audits, workshops, klinische lessen en andere bijeenkomsten.

• Communicatiemedewerker: samen met afdeling communicatie zorgen voor een goede PR, zowel intern en extern. Het aanleveren van informatie en maken van het concept voor jaarplannen en kwartaalrapportages.

• Signaleringsfunctionaris: een proces dat beter kan, een deadline die gehaald moet worden, een medewerker die wat extra aandacht nodig heeft, gebouw-gebonden onvolkomenheden etc. Signaleren wat beter kan en het doen van verbetervoorstellen en uitzetten van werkzaamheden.

• Voordeurfunctionaris: opvangen van vragen (mail, telefoon, face-to-face), afhandelen en/of uitzetten, bewaken van de voortgang. Ondersteunen van de Cliëntenraad en zorgen voor verbinding en samenwerking tussen managers en de raadsleden. Adviseren en voorbereiden van raadsvergaderingen. Dit alles met het doel om medewerkers en cliënten beter met elkaar in contact te brengen.

• Medewerker procesmanagement: hier gaat het om de goede afloop van processen en projecten, maar ook om het hanteren van de richtlijnen voor interne en externe schriftelijke uitingen, redigeren van teksten, het bewaken van de huisstijl, heldere verslagen, actielijsten en een volledig pakket voor het inspectiebezoek etc.

• Vraagbaak

Hiervoor heb je het volgende nodig:

• Je bent in het bezit van een MAVO/ HAVO diploma, aangevuld met een management assistent- of directiesecretaresse-opleiding.
• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie en ruime ervaring met Office voor Windows, Microsoft Office en Outlook.
• Ruime ervaring met agendabeheer.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
• Een proactieve en resultaatgerichte werkhouding: je bent initiatiefrijk, hebt doorzettingsvermogen en bent tactvol. Ook ben je representatief, klantvriendelijk en communicatief vaardig, kun je goed organiseren en prioriteiten stellen. En kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Affiniteit met ouderen.